Quels sont les KPI à suivre pour gérer votre agence immobilière ?

Les KPI (Key Performance Indicators) sont les indicateurs clés de performance que vous devez analyser en tant que dirigeant afin de mesurer l’efficacité et le succès de votre entreprise, projet ou activité spécifique de votre société.

En d’autres termes, les KPI sont des métriques quantitatives et/ou qualitatives qui permettent aux responsables de suivre et d’évaluer les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés.

Ces indicateurs sont nécessaires pour apprécier la situation réelle de l’entreprise, et donc son état de santé, à un instant T. Ils fournissent des données tangibles et quantifiables qui aident votre contrôleur de gestion externalisé, mais aussi et surtout vous, dirigeant, à prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité et la rentabilité des actions menées afin d’atteindre les résultats souhaités.

Avant de pouvoir choisir les bons KPI, il est primordial de fixer des objectifs SMART, à savoir Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. De cette façon, vous pourrez ensuite vous tourner vers les bons indicateurs pour évaluer la performance globale de votre activité ou de votre projet.

De manière générale, les KPI sont spécifiques à chaque domaine d’activité. Par exemple, dans le domaine des ventes, ils peuvent inclure le chiffre d’affaires, le taux de conversion, le taux de rebond, etc. Dans le domaine du service client, ils pourront être le temps moyen de réponse aux demandes de clients, le taux de satisfaction client, le nombre de plaintes reçues, etc.

Chez Copilot Gestion, nous accompagnons déjà plusieurs dirigeants d’agences immobilières dans le choix des KPI essentiels pour leur secteur d’activité. 

Notre premier conseil est de vous concentrer sur 5 à 12 indicateurs majeurs qui couvriront les activités de gestion/location ainsi que les transactions.

Ces indicateurs, suivis mensuellement ou trimestriellement, devront être simples à calculer et fiables pour être efficaces. Là aussi, votre Copilot peut vous aider à suivre ces indicateurs, notamment en mettant à jour les tableaux de bord à votre place. 

 

 

Les indicateurs commerciaux

 

KPI appliqués à l’activité transaction 

• Nombre de ventes réalisées : Cet indicateur mesure le nombre de transactions immobilières conclues par l’agence. Il peut être subdivisé en ventes aux particuliers, en ventes commerciales, etc. Vous pourrez alors vous fixer un objectif de ventes annuel que vous suivez attentivement chaque mois/trimestre.

 

• Taux de conversion des leads : Cela mesure la proportion de prospects (leads) qui se transforment en clients dès lors qu’ils effectuent une transaction immobilière avec votre agence. Cela vous permettra de mesurer l’efficacité de votre équipe commerciale à convertir les prospects en clients réels.

 

• Délai de vente moyen : On parle ici du temps moyen nécessaire pour vendre un bien immobilier entre le moment où il est mis en vente sur le marché et la finalisation de l’achat. Cela vous donne une idée de l’efficacité de l’agence à vendre des propriétés. Alors qu’un délai court montre une bonne capacité à commercialiser vos biens, un délai trop long sera le reflet de problèmes tels qu’une mauvaise estimation des prix, des obstacles juridiques, des difficultés de commercialisation…

 

KPI appliqués à la location/gestion

• Nombre de biens en location : la base !
  Connaître le nombre de biens que vous gérez actuellement vous permet de déterminer un CA de gestion ainsi que d’estimer le volume de nouvelles locations potentielles. 

 

• Taux d’occupation : Ce KPI mesure le nombre de biens immobiliers gérés par l’agence qui sont actuellement loués. 

 

KPI appliqués autant à l’activité transaction qu’à la location/gestion

• Taux de satisfaction client : Il mesure le degré de satisfaction des clients de l’agence immobilière par le biais d’enquêtes ou de retours d’expérience.
  Un taux élevé est synonyme de haute qualité de service et de fidélisation des clients, ce qui est très important car un client satisfait est un prescripteur potentiel ! 

 

• Coût d’acquisition client : Ce KPI mesure le montant moyen nécessaire pour acquérir un nouveau client. Cela comprend les coûts liés aux campagnes marketing, la publicité, la prospection, etc, rapportés au CA réalisé.
  Suivre cet indicateur vous sera utile pour allouer judicieusement votre budget et améliorer votre rentabilité.  

 

 

Les indicateurs financiers

 

• Chiffre d’affaires (CA) : Il s’agit du montant total des revenus générés par les transactions immobilières réalisées par l’agence.
  Pour avoir une vue d’ensemble, il vous faudra suivre le CA facturé mais également les ventes sous compromis et les offres validées.
  Un logiciel de facturation performant vous permettra de gagner beaucoup de temps et de pouvoir segmenter votre CA par activité, par produit ou par zone géographique, entre autres. 

 

• En-cours client : On ne vous apprend rien en vous disant que, dans l’immobilier, les délais de paiement sont longs… très longs…
  Sans suivi minutieux des compromis et des règlements, la trésorerie ne sera jamais très reluisante !

 

• Rentabilité : Pour rappel, la marge brute correspond au CA facturé auquel on soustrait les charges variables tandis que la marge nette correspond au CA facturé auquel on soustrait la totalité des charges (variables + fixes) de l’entreprise.
  En ce qui concerne la transaction, les charges variables sont principalement les commissions d’agents et d’apporteurs d’affaires.
  Pour la gestion/location, elles correspondent aux frais administratifs de gestion sous-traités à un cabinet ou à une agence. 

 

• Charges fixes : Elles représentent toutes les autres charges de l’agence qui n’ont pas été classées comme variables (loyers, téléphonie, banque, assurances, impôts, honoraires juridiques, comptables, de pilotage…).
  Conseil d’expert : Numérisez vos factures de dépenses sur un logiciel pour gagner du temps et pour suivre efficacement les charges.

 

• Trésorerie : L’objectif est d’avoir à disposition un aperçu de sa trésorerie en un clin d’œil afin d’être  plus serein. Pour cela, il faudra déterminer mensuellement vos besoins en trésorerie à partir des prévisions de recettes et de dépenses tout en veillant à rester au-dessus du seuil de trésorerie critique.
  Cela vous permettra également de connaître le montant que vous pouvez placer sans vous mettre en danger. 

 

 

Ces 12 KPI peuvent vous servir de base pour évaluer la performance de votre entreprise. Néanmoins, il est important d’adapter ces indicateurs en fonction des spécificités de votre agences et de vos objectifs commerciaux et financiers. 

 

 

Copilot vous accompagne dans la mise en place de vos KPI

Vous n’êtes pas sûr de vous et souhaitez être accompagné par une personne disponible et compétente pour piloter les KPI spécifiques à votre entreprise ? 

Votre Copilot, véritable contrôleur de gestion externalisé, vous guidera dans la mise en place et le suivi des indicateurs à surveiller de près pour optimiser la gestion et donc les performances de votre société. 

N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins !